謹防失洩密，檔案數字化存在的這些風險你了解嗎？
編輯：2023-05-26 15:27:32
随着社會的發展與進步
檔案資源所具(jù)有(yǒu)的巨大價值
逐漸被社會所認知
如今越來越多(duō)的紙質(zhì)檔案
逐漸轉為(wèi)數字檔案
可(kě)以說檔案數字化工(gōng)作(zuò)
與我們每個人息息相關
那麽
什麽是檔案數字化呢(ne)？
檔案數字化是指用(yòng)計算機技(jì )術将模拟信号轉換為(wèi)數字信号的處理(lǐ)過程。紙質(zhì)檔案數字化就是采用(yòng)掃描儀或數碼相機等數碼設備對紙質(zhì)檔案進行數字化加工(gōng)，将其轉化為(wèi)存儲在磁盤、光盤等載體(tǐ)上并能(néng)被計算機識别的數字圖像或數字文(wén)本的處理(lǐ)過程。
那麽
檔案數字化又(yòu)有(yǒu)哪些優勢？
跟着小(xiǎo)密往下看！
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檔案數字化節約了保管費用(yòng)，節省了占地空間，而且查閱起來極為(wèi)方便迅速，從而避免了反複印制資料而造成的紙張和人員的浪費。
數字化檔案管理(lǐ)使資料能(néng)及時歸檔，并盡快提供利用(yòng)。數字化檔案管理(lǐ)使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦(bàn)公(gōng)人員做到足不出戶便可(kě)知曉天下大事。
由于信息的超時空流動，數字化檔案事實上成為(wèi)"無牆界檔案"，檔案庫也從文(wén)件實體(tǐ)的保管基本變成了提供利用(yòng)方便的信息控制中(zhōng)心。
将紙制檔案轉變為(wèi)數字化電(diàn)子檔案後，檔案的使用(yòng)更加安(ān)全。尤其對曆史久遠(yuǎn)的檔案材料，數字化處理(lǐ)後無疑是對其更好的保護，另外，通過檔案的數字化處理(lǐ)後，防止了部分(fēn)檔案篡改的行為(wèi)。
相較于以往的管理(lǐ)方式
數字化檔案信息管理(lǐ)技(jì )術有(yǒu)了極大提升
既提高使用(yòng)率也節省了時間
然而
便捷的同時也帶來新(xīn)的挑戰！
尤其是對于檔案數字化工(gōng)作(zuò)中(zhōng)
經常存在的安(ān)全保密問題！
在傳統檔案管理(lǐ)的理(lǐ)念影響下，部分(fēn)工(gōng)作(zuò)人員對電(diàn)子檔案的特性了解不深，也未按要求對相關人員進行保密教育和提醒，導緻部分(fēn)工(gōng)作(zuò)人員錯誤地認為(wèi)電(diàn)子版檔案資料可(kě)以随便複制，便“監守自盜”，小(xiǎo)則損害個人信息安(ān)全，大則危害國(guó)家安(ān)全。
數字化檔案依托于網絡建立，通過現代化信息手段把檔案載體(tǐ)與檔案的信息分(fēn)離開來，通過網絡整合關鍵信息共聯，這樣信息的深度和廣度得到了加強，同時也給檔案管理(lǐ)的安(ān)全帶來了挑戰。
由于電(diàn)子檔案管理(lǐ)系統對使用(yòng)者的識别主要是通過用(yòng)戶密碼和用(yòng)戶名(míng)，以及用(yòng)戶密鑰來識别，一旦出現密碼洩露或者丢失，網絡管理(lǐ)系統不能(néng)做到人員識别，就會對檔案資料的安(ān)全産(chǎn)生極大影響和威脅。
為(wèi)滿足檔案數字化工(gōng)作(zuò)的要求，提高檔案查詢利用(yòng)的效率，越來越多(duō)的單位對檔案資源開展了檔案數字化外包服務(wù)工(gōng)作(zuò)。
在外包過程中(zhōng)，部分(fēn)單位存在将涉密檔案交由不具(jù)有(yǒu)保密資質(zhì)的企業做數字化加工(gōng)的問題，或者将檔案數字化工(gōng)作(zuò)外包給有(yǒu)保密資質(zhì)的企業後當起了“甩手掌櫃”，既不規定數字化工(gōng)作(zuò)的場所，也不派專人或采取安(ān)裝(zhuāng)攝像頭等技(jì )術手段對數字化過程進行全程監管，甚至對相關的數字化設備也不進行安(ān)全檢查，使國(guó)家秘密處于危險境地，随時可(kě)能(néng)失控，自認為(wèi)“高枕無憂”，實則“危機四伏”。
檔案數字化保密工(gōng)作(zuò)的重要性
不言而喻
在檔案數字化大環境下
如何做好保密工(gōng)作(zuò)成了新(xīn)的難題！
不過也别擔心
小(xiǎo)密自有(yǒu)方法！
檔案管理(lǐ)人員在檔案保密工(gōng)作(zuò)中(zhōng)扮演着極其重要的角色，要做好電(diàn)子檔案安(ān)全保密工(gōng)作(zuò)，建議設立相對獨立、專業的技(jì )術管理(lǐ)崗位，積極引進專業對口、高素質(zhì)的電(diàn)子檔案管理(lǐ)人才。
在實際工(gōng)作(zuò)中(zhōng)，依據最新(xīn)的政策和制度，充分(fēn)運用(yòng)諸如病毒查殺工(gōng)具(jù)、木(mù)馬檢查工(gōng)具(jù)、電(diàn)子檔案“四性”檢測工(gōng)具(jù)等，全面提升電(diàn)子檔案保密管理(lǐ)工(gōng)作(zuò)水平。最終實現物(wù)盡其用(yòng)、人盡其才，安(ān)全又(yòu)保障的優良局面。
一是要按照國(guó)家檔案局印發的《檔案數字化外包安(ān)全管理(lǐ)規範》要求，慎重選擇外包公(gōng)司開展數字化工(gōng)作(zuò)，涉及涉密檔案資料的數字化必須在專門場所進行，加工(gōng)場所要安(ān)裝(zhuāng)監控設備，并派專人全程監管；對于掃描儀、打印機等設備也要做好技(jì )術防範工(gōng)作(zuò)。
二是對存儲涉密數字化檔案資料的計算機等信息設備采取物(wù)理(lǐ)隔離措施，并嚴格看管，禁止接入互聯網。
三是對參與檔案數字化工(gōng)作(zuò)的人員做好身份審核、登記等工(gōng)作(zuò)，數字化服務(wù)機構應對工(gōng)作(zuò)人員進行安(ān)全保密教育和必要的上崗培訓，并與工(gōng)作(zuò)人員簽訂保密協議，明确規定工(gōng)作(zuò)人員不得閱讀、摘抄、外洩檔案内容和其他(tā)安(ān)全保密責任、義務(wù)。安(ān)全保密協議應報送檔案部門備案。對相關人員承擔檔案數字化工(gōng)作(zuò)的具(jù)體(tǐ)安(ān)排要嚴格記錄在案，确保監管的可(kě)追蹤性。
文(wén)章來源：成華密語
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